Cara Membuat SOP yang Baik dan Efektif

cara membuat sop yang baik

Cara Membuat SOP yang Baik. Setiap perusahaan mempunyai aturan masing-masing tujuannya adalah untuk menciptakan suatu kerangka kerja yang akan diikuti oleh seluruh anggota perusahaan, sehingga tercipta suatu keselarasan dalam tindakan dan keputusan yang diambil.

Selain itu  untuk menjaga agar semua anggota perusahaan dapat bekerja dengan efektif dan efisien serta membantu perusahaan dalam menghindari konflik atau masalah-masalah yang mungkin terjadi di dalam perusahaan.

Biasanya para karyawan atau pekerja menyebutnya dengan istilah SOP (Standar Operasional Prosedur).

Apa itu SOP?

Sebelum Anda mengetahui bagaimana cara membuat SOP yang baik, sebaiknya Anda pahami terlebih dahulu mengenai definisi dari SOP.

SOP adalah singkatan dari Standar Operasional Prosedur, yang dapat diartikan sebagai prosedur operasional standar. SOP merupakan panduan yang memberikan instruksi tentang cara melakukan suatu pekerjaan secara efektif dan efisien.

Baca Juga : Tips Usaha Sukses dengan Modal Kecil

Dengan adanya SOP, sebuah organisasi dapat menjamin bahwa pekerjaan akan dilakukan dengan cara yang sama, terstruktur, dan terkendali.

SOP biasanya dibuat dalam bentuk dokumen yang menjelaskan secara rinci langkah-langkah yang harus dilakukan dalam suatu proses.

Dokumen ini biasanya ditujukan untuk para pegawai yang akan melakukan suatu pekerjaan agar mereka dapat melakukannya dengan benar dan sesuai dengan standar yang telah ditetapkan.

SOP juga dapat digunakan sebagai acuan untuk mengevaluasi kinerja pegawai dan membuat perbaikan apabila diperlukan.

Apa saja Fungsi dari SOP?

SOP atau Standar Operasional Prosedur memiliki beberapa fungsi, diantaranya:

  1. Sebagai panduan bagi karyawan dalam menjalankan pekerjaan sesuai dengan standar yang telah ditetapkan.
  2. Sebagai acuan bagi karyawan dalam mengambil tindakan dalam situasi tertentu.
  3. Sebagai sumber informasi bagi karyawan tentang cara kerja dan prosedur yang harus dilakukan dalam suatu pekerjaan.
  4. Sebagai alat untuk menjaga konsistensi dan kualitas dalam penyelesaian pekerjaan.
  5. Sebagai alat untuk mengidentifikasi dan mengelola risiko yang terkait dengan pekerjaan yang dilakukan.
  6. Sebagai acuan bagi tim pelatihan dalam memberikan pelatihan bagi karyawan baru atau karyawan yang ditugaskan untuk mengerjakan pekerjaan yang belum pernah mereka kerjakan sebelumnya.
  7. Sebagai alat untuk meningkatkan produktivitas dan efisiensi kerja dengan mengoptimalkan alur kerja.
  8. Sebagai alat untuk mempermudah pengawasan dan evaluasi kinerja karyawan serta menyediakan data yang akurat untuk melakukan pengambilan keputusan.
  9. Sebagai alat untuk menjaga integritas dan legalitas suatu perusahaan dengan memastikan bahwa semua pekerjaan dilakukan sesuai dengan standar yang telah ditetapkan.

Bagaimana Cara Membuat SOP yang Baik?  

Berikut adalah cara membuat SOP (Standar Operasional Prosedur) yang baik antara lain :

  1. Membentuk Sebuah Tim Khusus

Dalam penyusunan SOP ada beberapa pihak yang ikut Andil. Siapa saja pihak yang ikut andil dalam pembuatan SOP perusahaan?

Perlu diketahui dalam pembuatan SOP (Standar Operasional Prosedur) umumnya dibuat oleh tim khusus perusahaan seperti marketing manager, financial manager, HRD atau bahkan ada juga yang menggunakan konsultan SOP (pihak eksternal perusahaan).

Sebelum membuat sebuah tim khusus pastikan pihak-pihak yang turut ambil peran dalam penyusunan SOP perusahaan benar-benar orang yang mengenal cara kerja, visi dan misi serta prosedur perusahaan dengan sangat baik.

  1. Mempelajari Proses Bisnis Perusahaan

Berikutnya setelah tim khusus sudah terbentuk, pelajari secara keseluruhan proses yang berlangsung di perusahaan. Seperti apa saja yang terjadi sejak produksi, penjualan, pengiriman produk atau jasa ke pelanggan? Dokumen apa yang dibutuhkan? Siapa saja yang terlibat dari setiap proses.

Perwakilan tiap departemen bisa menganalisa secara keseluruhan guna mendapatkan gambaran sejelas mungkin. Setelah semua data terkumpul hubungan antar departemen dalam proses bisnis perusahaan dapat terlihat jelas.

  1. Menyusun Flow Chart

Membuat alur kerja dalam bentuk narasi yang sesuai dengan bisnis perusahaan. Tujuan dari pembuatan alur kerja tersebut guna memvisualisasikan data yang terkumpul sehingga hubungan antar departemen terlihat mudah. Tak lupa juga mencantumkan nama dan posisi person in charge (PIC) untuk setiap aktivitas.

  1. Evaluasi Hasil Penyusunan Flow Chart

Lakukan pemeriksaan ulang alur kerja yang telah di buat dan bagikan ke setiap perwakilan departemen. Tiap departemen bisa menambahkan, mengurangi atau mengoreksi, pada flow chart tersebut.

  1. Melakukan Simulasi SOP

Setelah hasil final selesai dibuat, sekarang saatnya melakukan uji coba SOP. Tahap simulasi ini dilakukan untuk melihat apakah ada ketidaksesuaian yang mungkin terjadi. Jika memang pada tahap simulasi ditemukan masalah maka harus segera diperbaiki.

  1. Melakukan Evaluasi dan Perbaikan Setelah Simulasi

Ketika ketidaksesuaian ditemukan segera lakukan evaluasi dengan tim penyusun. Mengingat masing-masing departemen perusahaan memiliki tanggung jawab dan fungsi yang berbeda-beda. Maka, hasil SOP final harus selaras dengan kondisi yang sebenarnya di perusahaan.

  1. Penyetujuan SOP

Setelah proses perbaikan selesai maka SOP bisa diterapkan. Pada tahapan ini mintalah persetujuan atau otorisasi dari pimpinan tertinggi perusahaan. Semuda sudah OK? Maka SOP bisa diterapkan jangan lupa buatlah Salinan untuk dibagikan ke masing-masing departemen.

  1. Sosialisasi SOP

Terakhir adalah sosialisasi ke tiap karyawan agar mereka mengetahui aturan kerja yang berlaku di perusahaan sehingga terhindar dari kesalahan dalam bekerja yang dapat merugikan perusahaan dan diri sendiri.

Untuk mengadakan sosialisasi SOP, pertama-tama perlu menentukan tujuan dan sasaran sosialisasi. Selanjutnya, dapat dilakukan dengan beberapa cara seperti:

  • Membuat materi sosialisasi yang menjelaskan tentang SOP, seperti melalui pamflet atau leaflet informatif.
  • Mengadakan rapat dengan para anggota organisasi atau karyawan untuk menjelaskan SOP dan menjawab pertanyaan-pertanyaan yang muncul.
  • Melakukan simulasi atau latihan dengan menggunakan SOP untuk membantu para anggota atau karyawan memahami dan mengaplikasikan SOP dengan benar.
  • Menyediakan fasilitas untuk mengakses dan membaca SOP secara online, sehingga para anggota atau karyawan dapat mencari informasi yang dibutuhkan secara mandiri.
  • Mengadakan sesi tanya jawab secara terbuka, dimana para anggota atau karyawan dapat bertanya secara langsung tentang SOP dan cara penggunaannya.

Risiko Jika Perusahaan Tidak Membuat SOP dengan Baik dan Benar

Kalau perusahaan tidak membuat standar operasional prosedur (SOP) dengan baik dan benar, ada beberapa risiko yang dapat terjadi, di antaranya:

  1. Karyawan tidak memahami proses kerja dan tugas-tugas yang harus mereka lakukan, sehingga menyebabkan kesalahan dalam pekerjaan yang dapat merugikan perusahaan sebenarnya bukan perusahaan saja yang merugi tetapi diri Anda sendiri.
  2. Tidak adanya panduan yang jelas dan sistematis dalam menjalankan operasi perusahaan, sehingga menyebabkan kurang efisien dan efektif dalam mengelola perusahaan.
  3. Tidak adanya standar yang diterapkan dalam menjalankan operasi perusahaan, sehingga menyebabkan kesenjangan dalam kualitas pelayanan yang diberikan kepada pelanggan.
  4. Kurangnya konsistensi dan koordinasi antar karyawan dalam menjalankan operasi perusahaan, sehingga menyebabkan kerumitan dan konflik dalam bekerja.
  5. Terjadinya pelanggaran atau kesalahan yang tidak sengaja dalam menjalankan operasi perusahaan, yang dapat mengakibatkan tuntutan hukum dan kerugian finansial bagi perusahaan.

Dalam pembuatan SOP haruslah penuh dengan pertimbangan matang serta konsentrasi mendalam karena menyangkut banyak pihak. Sekian informasi artikel kali ini mengenai cara membuat SOP yang baik. Semoga bermanfaat!

Leave a Reply

Your email address will not be published. Required fields are marked *