Personal assistant adalah sebutan lain dari asisten pribadi dan profesi tersebut bukanlah profesi baru, namun masih sangat dibutuhkan. PA di rekrut secara profesional untuk membantu pekerjaan individu atau atasan di perusahaan.
Tugas yang dikerjakannya pun bervariatif, penuh tantangan, selalu bertemu dengan banyak orang baru bahkan menghandle beberapa pertemuan penting, dan masih banyak lagi.
Baca Juga : Cara Melakukan Ekspansi Bisnis Untuk Mengembangkan Bisnis
Untuk menjadi seorang PA ini bukanlah perkara mudah, yang pasti Anda harus memenuhi beberapa kualifikasi.
Bahkan ketika Anda Memutuskan menjadi PA berarti Anda harus bersedia dihubungi kapanpun ketika atasan butuh dan untuk lebih meyakinkan Anda lagi sebelum terjun ke dunia PA. yuk simak penjelasan berikut sampai selesai!
Definisi Personal Assistant
Personal assistant adalah seseorang yang bertugas untuk membantu individu tertentu dalam menyelesaikan tugas-tugasnya baik secara profesional maupun pribadi. Karena keberadaan PA sangat penting dalam membantu atasan mengerjakan pekerjaan yang sifatnya kurang mendesak sampai mendesak, tak heran seorang PA mendapat sebutan ‘tangan kanan’.
Namun, sebelum lanjut ke pembahasan berikutnya. Perlu diketahui bahwa pembahasan mengenai Personal Assistant disini akan lebih berfokus pada PA perusahaan bukan PA pribadi.
Seorang PA yang bekerja untuk perusahaan biasanya akan ditugaskan untuk mengelola buku harian serta temu janji, serta mengontrol akses bertemu dengan pihak eksekutif.
Jenis-Jenis Personal Assistant
Jika Anda memutuskan ingin menjadi seorang PA, Anda harus tahu bahwa setiap pekerjaan PA akan disesuaikan dengan bidang dari masing-masing atasan. Maka dari itu, terdapat beberapa jenis Personal Asistant yang harus Anda ketahui, antara lain :
1. Private Personal Assistant
Sesuai dengan namanya Private Personal Assistant bertugas untuk mengurus hal-hal yang bersifat personal dari atasannya. Misalnya? Anda akan ditugaskan mulai dari mengatur jadwal harian, membantu mengurus acara keluarga, dan mengatur pertemuan berbagai rekan kerja. Selain itu atasan yang harus Anda ‘layani’ bisa berasal dari berbagai kalangan mulai dari ibu rumah tangga, manager, wanita karir, dan lain sebagainya.
2. Personal Assistant Artist
Anda pasti sudah tidak asing lagi dengan PA yang kedua ini, kebanyakan para artis dalam kesehariannya selalu ditemani oleh seorang Personal Assistant Artist. Tertarik menjadi Personal Assistant Artist? Jika Iya, maka Anda harus siap sedia menemani atasan Anda selama 24 Jam serta Anda harus berhadapan langsung dengan wartawan, staff televisi, sampai fans atasanmu.
3. Personal Assistant Eksekutif
Terakhir adalah Personal Assistant Eksekutif, berbeda dari PA yang sebelumnya. Tugas PA Eksekutif ini adalah membantu atasan yang bekerja di bidang bisnis atau orang penting. Misalnya, CEO atau anggota dewan.
Bila Anda tertarik menjadi seorang PA Eksekutif, Anda dituntut untuk mempunyai pemahaman mendalam terkait perusahaan serta harus mengenal beberapa orang penting lainnya di perusahaan.
Bagaimana, cukup menantang bukan?
Tugas Seorang Personal Assistant
Seperti yang sudah dijelaskan di awal tugas Anda sebagai PA adalah membantu individu tertentu menyelesaikan pekerjaan mulai dari mendesak sampai kurang mendesak. Namun, dikarenakan pembahasan PA ini lebih di fokuskan pada PA Eksekutif yang mana Anda akan memiliki tugas berbeda-beda tergantung atasan.
Umumnya tugas seorang PA Eksekutif mencakup beberapa hal antara lain :
1. Mengatur Jadwal Atasan
Anda harus memastikan bahwa tidak ada jadwal atasan yang bentrok satu sama lain. Kroscek kembali jadwal rapat dan pertemuan dengan orang penting atasan Anda.
2. Mengatur Pertemuan
Setelah mengatur jadwal atasan, lanjut ke tugas kedua yaitu mengatur pertemuan penting dan memastikan kembali apakah akomodasi rapat sudah lengkap. Sebelumnya Anda wajib memastikan semua komponen atau hal-hal penting lainnya sudah siap.
3. Menjadi Perantara Komunikasi Atasan
Anda adalah kontak pertama atasan dengan pihak lain, seperti partner kerjasama, klien, atau divisi internal perusahaan.
4. Menyusun Dokumen
Tugas Anda selanjutnya adalah mengarsipkan, mengorganisir, mengatur dokumen-dokumen atasan. Dokumen tersebut merupakan perjalanan dinas yang akan dilakukan hingga berkas proyek atau kerjasama yang sedang berjalan.
5. Membuat Notulen
Notulen merupakan catatan singkat mengenai jalannya rapat serta hal yang dibicarakan atau putuskan. Atau bisa juga disebut dengan catatan resmi suatu rapat atau sidang berisikan, siapa, apa, bagaimana, dan hasil dari suatu hal yang dirapatkan atau disidangkan.
Mengenai pembuatan notulen seorang Personal Assistant akan bekerjasama dengan asisten perusahaan. Setelah Anda mencatat hal-hal penting saat rapat berlangsung, setelah itu Anda harus melaporkannya kepada atasan.
Kemampuan yang Harus Dimiliki
Seorang Personal Assistant adalah ‘tangan kanan’ atasannya, maka dari itu Anda harus mampu menangani pekerjaan dengan baik dan benar. Untuk itu berikut adalah beberapa kemampuan yang harus Anda miliki jika ingin menjadi seorang PA :
1. Kemampuan Mengatur Waktu
Anda harus memiliki kemampuan ini karena seluruh jadwal atasan akan diatur oleh PA dan jangan sampai jadwal atasan Anda bentrok. Tak hanya mengatur jadwal pertemuan saja, Anda juga harus pintar mengatur waktu agar tugas-tugas atasan Anda dapat terselesaikan dengan baik dan tidak terlantar.
2. Kemampuan Berkomunikasi Secara Verbal dan Tulisan
Selanjutnya adalah komunikasi secara verbal dan tulisan. Seorang PA akan sering bertemu dan berkomunikasi dengan orang-orang penting, menulis korespondensi, melakukan presentasi, atau menulis laporan dan notulensi.
3. Melek Teknologi
Sekarang jaman sudah berubah, semuanya sudah berbasis teknologi. Anda sangat dituntut untuk mampu beradaptasi dengan segala teknologi guna mempermudah Anda bekerja. Bayangkan kalau Anda tidak melek teknologi, percayalah semua pekerjaan akan terbengkalai bahkan parahnya lagi mendapat teguran dari atasan.
4. Teliti Pada Setiap Pekerjaan
Ketelitian tingkat tinggi, ya inilah kemampuan selanjutnya yang harus PA miliki. Bila Anda tidak memiliki sikap teliti dalam bekerja yang rugi bukan hanya Anda melainkan atasan, di mata klien nanti atasan Anda kurang profesional.
5. Mampu Menjaga Rahasia Perusahaan
Personal Assistant Eksekutif tentu bekerja untuk seseorang dengan jabatan penting di suatu perusahaan bukan tidak mungkin Anda akan mengetahu hal-hal sensitif terkait pengambilan keputusan.
Belum berhenti sampai di situ saja selain rahasia perusahaan, Anda juga pasti mengetahui rahasia pribadi atasan, berbagai dokumen penting hingga perjanjian antara atasan dan klien.
Perbedaan Sekretaris dan Personal Assistants
Sekretaris
- Tugasnya berkaitan dengan adminisitrasi kantor seperti, surat menyurat, mengatur petty cash, pengarsipan dan lain sebagainya.
- Tidak bertanggung jawab kepada atasan langsung.
- Jam kerja mengikuti jam kantor.
- Pekerjaannya rutin dari awal.
Personal Assistants
- Lingkup pekerjaannya cukup luas. Mulai dari memantau rekening pribadi, monitoring, membaca dan menanggapi email, mendelegasikan pekerjaan tanpa kehadiran atasan, membuat jadwal pertemuan, mengurus tiket hotel, dan lain-lain.
- Tanggung jawab pekerjaannya langsung berhubungan dengan atasan dan Anda juga harus detail.
- Jam kerja fleksibel tak menutup kemungkinan Anda bekerja selama 24 Jam.
- Pekerjaannya penuh dengan tantangan baru setiap harinya.
Bagaimana setelah mengetahui dunia Personal Assistant apakah Anda siap? Pastikan diri Anda memenuhi semua kriteria ya! Semoga informasi di atas bisa membantu.
